Privacy Policy

The privacy and security of personal information is very important to Exchange Income Corporation and its subsidiaries ("EIC"). It is EIC's policy to protect and respect the privacy of personal information in accordance with all applicable privacy laws. EIC respects your right to privacy and is dedicated to the protection of your personal information.

OUR COMMITMENT

This Privacy Policy explains EIC's privacy and security practices with respect to all personal information in the possession and control of EIC, including its subsidiaries, and may be supplemented by specific policies, procedures and practices. For greater clarity, any reference to EIC in this Privacy Policy includes EIC's subsidiaries, as may be applicable in the circumstances.

EIC adheres to the following principles in accordance with its obligations at law, namely:

Accountability

EIC is responsible for all personal information under its control and has appointed a Privacy Officer to monitor its compliance with its obligations at law and pursuant to this Privacy Policy. EIC endeavours to take all reasonable steps required to protect personal information from unauthorized access, use or disclosure.

Identifying Purposes

EIC only collects personal information for specified business purposes, which may include the following, namely:

To administer, plan, and manage the relationship with individuals and to communicate with individuals;
To provide individuals with requested information, products, and/or services;
To better understand how EIC may improve its products and services, to develop and conduct its business and operations, and for other internal business purposes;
To provide individuals with information on current and future products and services or other developments with respect to EIC and its subsidiaries and partners; and
To comply with applicable legal and regulatory requirements or to protect EIC's legal rights and property;

(collectively, the "Authorized Purposes").

The type of information that EIC may collect from you includes, for example, your name, address, telephone number, email address, and other requisite contact information, payment information, audio recordings of customer calls, and other information which individuals choose to provide. EIC takes steps to ensure that it only collects the personal information required for the Authorized Purposes.

Please note that EIC's website contains links to other websites. EIC is not responsible for the privacy practices used or followed by other websites. You are encouraged to be aware of when you leave EIC's website, and to read the privacy statements of each and every website you may visit that may collect personal information from you.

Consent

Individuals provide their consent to the collection, use, and disclosure of personal information by EIC when they: (i) provide their personal information to EIC, (ii) specifically opt-in to a specific EIC program (such as flight coordination), or (iii) generally use or receive EIC's products or services. Consent to audio recordings of customer calls is implied when an individual stays on the call after being notified that the call is being recorded.

Where an individual uses a third party to receive other products or services from EIC, the individual is thereby granting consent for the collection, use and disclosure of personal information by EIC in accordance with this Privacy Policy. In particular, EIC assumes that you have consented to the collection of your personal information from such a third party by EIC and that you are aware of the purposes for which EIC will use and disclose your personal information.

Individuals can limit, deny or withdraw their consent to EIC's collection, use and disclosure of their personal information at any time upon reasonable notice, or ask EIC to delete personal information that EIC holds about them, subject to any legal or contractual requirements. However, if consent is limited, denied or withdrawn or personal information deleted, EIC may not be able to provide certain products or services.

EIC may use personal information to inform individuals of current and/or new products or services or other developments that EIC believes will be of interest to individuals in accordance with applicable laws including Canada's Anti-Spam Legislation. Individuals provide their consent to EIC contacting them in this manner when they use EIC's products or services. Individuals may opt-out of receiving such communications by contacting EIC at the address below or directly by selecting the opt-out option in relation to mobile/email communications for specific EIC programs (such as flight coordination) where available.

Limiting Collection

EIC only collects personal information about an individual with the individual's knowledge and consent. Generally, this means that EIC collects personal information directly from the individual to whom it relates, whether via EIC's website, e-mail, telephone, fax, or in person. For greater certainty, EIC may also make audio recordings of customers calls from time to time in relation to the Authorized Purposes, and specifically in relation to quality assurance and training. Occasionally, EIC may collect personal information from third party sources, but only with the knowledge and consent of the individual or where otherwise authorized by law.

EIC may collect personal information for purposes other than the Authorized Purposes where it has a legal duty or right to do so or where EIC has a good faith belief that it is necessary to protect the property or rights of EIC. EIC does not collect personal information for any other purposes, unless it has the consent of the individual to whom it relates.

Visitors to EIC's websites should also be aware that anonymous technical information may be collected by EIC as a result of a visit to EIC's websites. For example, this information may include the visitor's IP address, browser type, operating system, domain name, access times and referring website addresses. EIC uses this anonymous technical information for purposes such as diagnosing problems with EIC's servers, improving the operation and content of EIC's websites and compiling aggregate and statistical information.

EIC will not attempt to link or match such anonymous technical information with any personally- identifiable information unless EIC has an individual's consent, EIC (or its service providers) have detected or reasonably suspect any unlawful use of EIC's services or a security breach, or EIC has a legal duty or right to do so.

EIC may use "cookies" on its websites. "Cookies" are small text files placed on computers that can collect and store a variety of information. Permanent cookies are stored indefinitely on a user's hard drive unless manually deleted, while temporary cookies are automatically deleted from the user's browser upon logging out of a website. Web browsers typically allow users to disable permanent and/or temporary cookies.

Please note that EIC uses Google Analytics. There is more information about how Google collects, uses, and processes data here: www.google.com/policies/privacy/partners.

Limiting Use, Disclosure and Retention

EIC only uses or discloses personal information as reasonably required to facilitate the Authorized Purposes listed above. In some cases, EIC may share personal information with third party service providers performing functions on EIC's behalf, including, for example, vendors that provide information technology services or provide analytics or assessment services.

EIC has a close working relationship with its subsidiary organizations. An updated list of which can be found on EIC's website: www.exchangeincomecorp.ca. Personal information may be shared between EIC subsidiary organizations to facilitate the Authorized Purposes listed above in accordance with this Privacy Policy.

EIC may choose at any time to expand, sell or simply reorganize its business and/or the services. EIC may use or disclose personal information in connection with a refinancing, the reorganization of its business, or a prospective or completed business transaction, including for the purpose of permitting an interested party to conduct the due diligence required in order to determine whether to proceed with a transaction. EIC will ensure that appropriate safeguards are in place prior to the use or disclosure of personal information for such purposes, all in accordance with the requirements of applicable privacy laws.

EIC does not otherwise use or disclose personal information unless EIC has an individual's consent, EIC has a good faith belief that disclosure of the information is necessary to protect the rights or property of EIC, or EIC has a legal duty or right to do so.

EIC retains personal information only as long as is reasonable to fulfill the purposes for which the information was collected, or for legal or business purposes.

EIC does not rent, sell or trade customer lists, mobile information or other personal information.

Accuracy

Individuals have the right to correct any inaccurate or incomplete personal information that EIC holds about them. EIC makes every reasonable effort to ensure that personal information is accurate and complete. This may involve requesting further information or updates from individuals. EIC relies on individuals to notify EIC if there is a change to their personal information that may affect their relationship with EIC.

EIC will correct or amend the personal information in its files where it can be shown that the information is incorrect or incomplete.

Safeguards

EIC will store the personal information on its internal servers and/or with its service providers.

EIC's service providers may store and/or process personal information outside of Canada and the United States, and accordingly it may be subject to the laws of and be accessible by legal authorities in such other jurisdictions. EIC has taken appropriate technical, organizational, and legal steps to secure this information.

Further, EIC takes reasonable steps to protect the personal information under its control from unauthorized use, access or disclosure in accordance with its obligations at law and this Privacy Policy. EIC has in place reasonable policies, procedures and safeguards (including physical, technological and organizational measures) designed to protect the security of personal information under its control.

The protection of personal information is of paramount concern to EIC, and EIC is prepared to take appropriate and timely steps in the event of any incidents involving personal information in accordance with applicable privacy laws.

Openness

If you have any questions regarding this Privacy Policy or EIC's practices related to privacy and personal information generally, you can contact EIC's Privacy Officer at the address below.

Individual Access

Individuals have the right to information about whether and why EIC processes their personal information and related information (for example, what personal information EIC is processing). Upon request, EIC will provide individuals with access to the personal information EIC holds about them or transfer such information to another entity in accordance with applicable laws. EIC reserves the right to require that any request for access to personal information be made in writing. Generally, there is no cost for such access. However, EIC reserves the right to charge such costs on a case-by-case basis in accordance with applicable laws. The individual will be notified in advance if charges apply.

Challenging Compliance

An individual may challenge EIC's compliance with its obligations at law.

Compliance With Applicable Privacy Laws

This privacy policy also covers EIC's efforts and activities regarding the collection, processing and storage of personal information of persons residing in the United States, the European Union, and the United Kingdom pursuant to applicable privacy laws.

Contact EIC

For further information about EIC's privacy practices, to make a request for access to personal information or to exercise any other rights outlined in this Privacy Policy, please contact EIC's Privacy Officer at the following address:

Exchange Income Corporation
101-990 Lorimer Blvd.
Winnipeg, Manitoba R3P 0Z9
[email protected]

Individuals also have the right to complain about EIC's privacy practices to regulatory authorities in their jurisdiction. Please contact EIC at the contact information above if you need information about the appropriate authority.

The foregoing policy is effective as of June 10, 2025. EIC reserves the right to change this Privacy Policy at any time in accordance with applicable laws - please check our website for updates to this Privacy Policy.

Politique de confidentialité

La confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sont primordiales pour Exchange Income Corporation et ses filiales (« EIC »). EIC a pour politique de protéger et de respecter la confidentialité des renseignements personnels, conformément à toutes les lois applicables en matière de confidentialité. EIC respecte votre droit à la vie privée et s'engage à protéger vos informations personnelles.

NOTRE ENGAGEMENT

La présente politique de confidentialité explique les pratiques d'EIC en matière de protection de la vie privée et de sécurité à l'égard de tous les renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle, y compris ses filiales, et peut être complétée par des politiques, des procédures et des pratiques particulières. Pour plus de clarté, toute référence à EIC dans la présente politique de confidentialité inclut les filiales d'EIC, selon les circonstances.

EIC adhère aux principes suivants conformément à ses obligations légales, à savoir :

Responsabilité

EIC est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle et a nommé un responsable de la protection de la vie privée pour surveiller sa conformité à ses obligations en vertu de la loi et de la présente politique de confidentialité. EIC s'efforce de prendre toutes les mesures raisonnables nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés.

Identification des objectifs

EIC ne collecte des renseignements personnels qu'à des fins commerciales précises, notamment:

Administrer, planifier et gérer les relations avec les personnes et communiquer avec elles ;
Fournir aux personnes les renseignements, les produits ou les services demandés;
Mieux comprendre comment EIC peut améliorer ses produits et services, développer et diriger ses activités et ses activités, et à d'autres fins commerciales internes;
Fournir aux particuliers des renseignements sur les produits et services actuels et futurs ou d'autres développements concernant EIC et ses filiales et partenaires; et
Se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables ou pour protéger les droits et les biens légaux d'EIC;

(collectivement, les « fins autorisées »).

Le type de renseignements qu'EIC peut recueillir auprès de vous comprend, par exemple, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et d'autres coordonnées requises, des renseignements de paiement, des enregistrements audio d'appels de clients et d'autres renseignements que les personnes choisissent de fournir. EIC prend des mesures pour s'assurer qu'elle ne recueille que les renseignements personnels requis aux fins autorisées.

Veuillez noter que le site Web de l'EIC contient des liens vers d'autres sites Web. EIC n'est pas responsable des pratiques de confidentialité utilisées ou suivies par d'autres sites Web. Nous vous encourageons à savoir quand vous quittez le site Web d'EIC et à lire les énoncés de confidentialité de chaque site Web que vous visitez et qui peuvent recueillir des renseignements personnels vous concernant.

Consentement

Les personnes donnent leur consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par EIC lorsqu'elles : (i) fournissent leurs renseignements personnels à EIC, (ii) acceptent spécifiquement un programme spécifique d'EIC (comme la coordination de vol), ou (iii) utilisent ou reçoivent généralement les produits ou services d'EIC. Le consentement à l'enregistrement audio des appels d'un client est implicite lorsqu'une personne reste sur l'appel après avoir été avisée que l'appel est en cours d'enregistrement.

Lorsqu'une personne fait appel à un tiers pour recevoir d'autres produits ou services d'EIC, elle consent à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par EIC conformément à la présente politique de confidentialité. En particulier, EIC suppose que vous avez consenti à la collecte de vos renseignements personnels auprès d'un tel tiers par EIC et que vous êtes au courant des fins auxquelles EIC utilisera et divulguera vos renseignements personnels.

Les personnes peuvent limiter, refuser ou retirer leur consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels par EIC en tout temps moyennant un préavis raisonnable, ou demander à EIC de supprimer les renseignements personnels qu'EIC détient à leur sujet, sous réserve de toute exigence légale ou contractuelle. Toutefois, si le consentement est limité, refusé ou retiré ou si les renseignements personnels sont supprimés, EIC pourrait ne pas être en mesure de fournir certains produits ou services.

EIC peut utiliser les renseignements personnels pour informer les personnes des produits ou services actuels ou nouveaux ou d'autres développements qui, selon EIC, pourraient les intéresser, conformément aux lois applicables, y compris la Loi canadienne anti-pourriel. Les personnes consentent à ce qu'EIC communique avec elles de cette manière lorsqu'elles utilisent les produits ou services d'EIC. Elles peuvent se désinscrire de ces communications en contactant EIC à l'adresse ci-dessous ou directement en sélectionnant l'option de désinscription relative aux communications mobiles/courriels pour des programmes spécifiques d'EIC (comme la coordination des vols), le cas échéant.

Limitation de la collecte

EIC collecte des renseignements personnels sur une personne qu'à sa connaissance et avec son consentement. En général, cela signifie qu'EIC recueille des renseignements personnels directement auprès de la personne à laquelle ils se rapportent, que ce soit par l'intermédiaire du site Web d'EIC, par courriel, par téléphone, par télécopieur ou en personne. Il est entendu qu'EIC peut également effectuer occasionnellement des enregistrements audio des appels clients aux fins autorisées, notamment dans le cadre de l'assurance qualité et de la formation. EIC peut occasionnellement collecter des renseignements personnels auprès de tiers, mais uniquement avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l'autorise.

EIC peut collecter des renseignements personnels à des fins autres que les fins autorisées lorsqu'elle a une obligation ou un droit légal de le faire ou lorsqu'EIC croit de bonne foi que cela est nécessaire pour protéger les biens ou les droits d'EIC. EIC ne collecte pas de renseignements personnels à d'autres fins, à moins d'avoir le consentement de la personne concernée.
Les visiteurs des sites web d'EIC doivent également savoir que des informations techniques anonymes peuvent être recueillis par EIC à la suite de leur visite. Par exemple, ces informations peuvent inclure l'adresse IP du visiteur, le type de navigateur, le système d'exploitation, le nom de domaine, les heures d'accès et les adresses du site web de référence. EIC utilise ces informations techniques anonymes à des fins telles que le diagnostic de problèmes avec ses serveurs, l'amélioration du fonctionnement et du contenu des sites web d'EIC et la compilation de renseignements agrégés et statistiques.

EIC ne tentera pas de relier ces informations techniques anonymes à des informations personnelles identifiables, sauf si EIC a obtenu le consentement de la personne concernée, si EIC (ou ses prestataires de services) a détecté ou suspecté raisonnablement une utilisation illicite de ses services ou une faille de sécurité, ou si EIC a l'obligation ou le droit légal de le faire.

EIC peut utiliser des « témoins » sur ses sites web. Les « témoins » sont de petits fichiers texte placés sur des ordinateurs qui peuvent recueillir et stocker diverses informations. Les témoins permanents sont stockés indéfiniment sur le disque dur de l'utilisateur, à moins qu'ils ne soient supprimés manuellement, tandis que les témoins temporaires sont automatiquement supprimés du navigateur de l'utilisateur lors de la déconnexion d'un site web. Les navigateurs web permettent généralement aux utilisateurs de désactiver les témoins permanents ou temporaires.

Veuillez noter qu'EIC utilise Google Analytics. Pour plus d'informations sur la manière dont Google collecte, utilise et traite les données, consultez le site: www.google.com/policies/privacy/partners.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

EIC utilise ou divulgue les renseignements personnels uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire pour faciliter les fins autorisées énumérées ci-dessus. Dans certains cas, EIC peut communiquer des renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers qui exercent des fonctions au nom d'EIC, y compris, par exemple, des fournisseurs qui fournissent des services de technologie de l'information ou des services d'analyse ou d'évaluation.

EIC entretient une étroite collaboration avec ses filiales. Une liste actualisée de ces dernières est disponible sur le site web d'EIC : www.exchangeincomecorp.ca. Les renseignements personnels peuvent être partagés entre les filiales d'EIC pour faciliter les fins autorisées énumérées ci-dessus, conformément à la présente politique de confidentialité.

EIC peut choisir en tout temps d'agrandir, de vendre ou simplement de réorganiser son entreprise et/ou ses services. EIC peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans le cadre d'un refinancement, d'une réorganisation de son entreprise ou d'une transaction commerciale potentielle ou réalisée, y compris dans le but de permettre à une partie intéressée de faire preuve de diligence raisonnable afin de déterminer s'il y a lieu de procéder à une transaction. EIC veillera à ce que des mesures de protection appropriées soient en place avant l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à de telles fins, le tout conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

EIC n'utilise ni ne divulgue les informations personnelles, sauf avec le consentement de la personne concernée, sans avoir la conviction de bonne foi que la divulgation des informations est nécessaire à la protection de ses droits ou de sa propriété, ou sans l'obligation ou le droit légal de le faire.
EIC ne conserve les informations personnelles que pendant la durée raisonnable nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou à des fins juridiques ou commerciales.

EIC ne loue, ne vend ni n'échange de listes de clients, de renseignements mobiles ou d'autres renseignements personnels.

Exactitude

Toute personne a le droit de rectifier toute information personnelle inexacte ou incomplète qu'EIC détient à son sujet. EIC met tout en œuvre pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations personnelles. Cela peut impliquer de demander des informations complémentaires ou des mises à jour aux personnes concernées. EIC compte sur les personnes concernées pour les informer de toute modification de leurs informations personnelles susceptible d'affecter leur relation avec EIC.

EIC corrigera ou modifiera les informations personnelles contenues dans ses dossiers s'il est démontré qu'elles sont inexactes ou incomplètes.

Mesures de sécurité

EIC stockera les renseignements personnels sur ses serveurs internes et/ou auprès de ses fournisseurs de services.

Les fournisseurs de services d'EIC peuvent stocker et/ou traiter des renseignements personnels à l'extérieur du Canada et des États-Unis. Par conséquent, ces renseignements peuvent être assujettis aux lois de ces autres juridictions et être accessibles aux autorités judiciaires de ces autres juridictions. EIC a pris les mesures techniques, organisationnelles et juridiques appropriées pour sécuriser ces renseignements.

De plus, EIC prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous son contrôle contre toute utilisation, tout accès ou toute divulgation non autorisés, conformément à ses obligations légales et à la présente Politique de confidentialité. EIC a mis en place des politiques, des procédures et des mesures de sécurité raisonnables (y compris des mesures physiques, technologiques et organisationnelles) conçues pour protéger la sécurité des renseignements personnels sous son contrôle.

La protection des renseignements personnels est une préoccupation primordiale pour EIC, et EIC est prêt à prendre les mesures appropriées et en temps opportun en cas d'incident mettant en cause des renseignements personnels, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Transparence

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou les pratiques d'EIC en matière de confidentialité et de renseignements personnels en général, vous pouvez contacter le Responsable de la protection de la vie privée d'EIC à l'adresse ci-dessous.

Accès individuel

Toute personne a le droit d'être informée si et pourquoi EIC traite ses renseignements personnels et les renseignements connexes (par exemple, quelles informations personnelles EIC traite). Sur demande, EIC donnera accès aux renseignements personnels qu'elle détient à son sujet ou transférera ces renseignements à une autre entité, conformément à la législation applicable. EIC se réserve le droit d'exiger que toute demande d'accès aux renseignements personnels soit formulée par écrit. En règle générale, cet accès est gratuit. Toutefois, EIC se réserve le droit de facturer ces frais au cas par cas, conformément à la législation applicable. La personne sera informée à l'avance si des frais s'appliquent.

Contestation de la conformité

Toute personne peut contester le respect par EIC de ses obligations légales.

Conformité aux lois applicables en matière de protection de la vie privée

Cette politique de confidentialité couvre également les efforts et activités d'EIC concernant la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles des personnes résidant aux États-Unis, dans l'Union européenne et au Royaume-Uni, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité.

Communiquez avec EIC

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques d'EIC en matière de confidentialité, pour demander l'accès à vos renseignements personnels ou pour exercer tout autre droit énoncé dans la présente Politique de confidentialité, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée d'EIC à l'adresse suivante :

Exchange Income Corporation
101-990, boul. Lorimer
Winnipeg (Manitoba) R3P 0Z9
[email protected]

Les particuliers ont également le droit de déposer une plainte concernant les pratiques d'EIC en matière de confidentialité auprès des autorités réglementaires de leur territoire. Veuillez communiquer avec EIC aux coordonnées ci-dessus pour obtenir des renseignements sur l'autorité compétente.

La présente politique est en vigueur depuis le 10 juin 2025. EIC se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, conformément aux lois applicables. Veuillez consulter notre site web pour connaître les mises à jour de la présente Politique de confidentialité.

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